- Elegí qué vas a mudar y dónde.
- Aprovechá las soluciones gratuitas para trabajar con documentos de Office.
- Ojo con el almacenamiento, se agota rápido.
Fiel a mi personalidad siempre fui muy prolijo con mis archivos. En Documentos van los archivos de Word, Excel, PDF y demás. En Imágenes las fotos (organizadas por año), en Música toda mi biblioteca de canciones y en Videos las series y películas que tanto disfruto. El problema de mi estructura organizativa es que a medida que la tecnología mejoró, el acceso a Internet se hizo más barato y empezamos a movernos con dispositivos que nos conectan a universos de datos que residen en Internet, y mis archivos quedaron ahí solos, en un rincón dentro de una PC, a la cual no accedo ya casi nunca.
La aparente solución es migrar toda la información a la nube, un concepto ya bastante popular para las generaciones más nuevas, aunque los veteranos nos resistamos un poco a dejar todos nuestros datos en Internet. ¿Realmente conviene? ¿Puedo trabajar vía Internet? ¿Qué beneficios trae? Eso es lo que vamos a repasar hoy.
Toda decisión en tecnología pasa por este chequeo. ¿Para qué te sirve migrar tus archivos a la nube y trabajar desde allí? En principio te da tranquilidad ante una falla de la PC o dispositivo que utilices. Si tu computadora se quema o se rompe el disco rígido o un virus borra tus documentos… alpiste. Mantener los archivos en permanente sincronización con Internet protege la información de nosotros mismos. Incluso en algunos servicios existen opciones para “volver para atrás” un documento después de borrarlo o modificarlo.
Tener todo en Internet también nos independiza de la computadora en materia de movilidad. Cualquier smartphone puede visualizar e incluso editar documentos de Word y Excel. Así como acceder a nuestras fotos, videos y música si configuramos los servicios adecuados.
¿Cuáles son las contras entonces? Que dejás de depender de la PC y empezás a depender de la conexión a Internet. Si se corta el servicio ya no tenés tus datos. Si se te agota el almacenamiento gratuito que las empresas ofrecen vas a tener que comprar más y si tuvieses que mudar de servicio podrías pasar unos cuantos dolores de cabeza (algo que estudiaremos más adelante).
Saltemos a la nube. ¿Cómo?
Una vez tomada la decisión de empezar a trabajar 100% en Internet nos resta segmentar nuestros datos y decidir a dónde vamos a mandarlos. Podríamos almacenar todo en un único servicio web, como Dropbox, Google Drive u OneDrive, pero el almacenamiento gratuito de estos proveedores es limitado. Lo mejor será aprovechar cada aplicación y plataforma online de la manera más eficiente, y de esa forma reemplazar a los antiguos programas de escritorio para siempre.
Si volvemos en el tiempo unos cuantos años solía ser comprensible la necesidad de tener una aplicación local como Outlook Express, Thunderbird o Apple Mail para administrar nuestros correos. Ahora ese problema está resuelto en mayor parte. Todos los proveedores de correo web importantes ofrecen excelentes herramientas en línea para que los usuarios organicen sus e-mails. No sólo eso también contamos con administración de contactos, calendarios con alertas (web y móviles), reglas para marcar y organizar los mensajes entrantes, soporte para adjuntar archivos de gran tamaño, pre-visualización de cientos de tipos de formatos de archivo y tanto Outlook.com, Gmail como Yahoo! Ofrecen unos cuantos gigabytes de almacenamiento sin cargo, para que quepan miles y miles de correos. Esto sin dejar de lado que los tres proveedores tienen poderosos filtros antispam y antivirus, que si bien no son 100% infalibles suelen funcionar muy bien. Bastante mejor que cualquier antivirus de PC convencional.
Accedé a Gmail AQUÍ
Accedé a Outlook.com AQUÍ
Accedé a Yahoo! Mail AQUÍ
Google Play Music no tiene competencia cuando hablamos de almacenar nuestra música en línea. No me malinterpreten, me encanta Spotify y estoy bastante contento con el desempeño de Apple Music, pero Google es el único proveedor que nos permite almacenar hasta 50.000 canciones propias gratuitamente en su servicio, pudiendo accederlas desde cualquier lugar, ya sea un smartphone una tablet o el navegador web de una computadora. Claro que nosotros debemos proveer los archivos. La idea es subir toda nuestra biblioteca de música y luego organizarla en la página web del servicio. Podemos crear listas de reproducción con nuestros favoritos y luego accederlas cuando queramos desde el smartphone o la tablet vía la aplicación oficial de Google que se encuentra en la tienda Play o en el AppStore de Apple (links debajo).
Descargar Google Play Music para Android
Descargar Google Play Music para iOS
Planillas de cálculo, documentos de texto y presentaciones o formularios ya no requieren que instalemos ningún programa en la PC. Existen excelentes alternativas online que no requieren hacer nada más que entrar a una página y comenzar a trabajar. Microsoft provee Office Online, que se vincula a una cuenta de Outlook.com o Hotmail y nos permite utilizar Word, Excel, PowerPoint y OneNote directamente desde la web y sin pagar un peso. Claro que es una versión que no tiene el 100% de las opciones que tenemos en el programa de escritorio pero la mayoría de los usuarios ni siquiera se dan cuenta de esto. Todos los documentos que creemos se almacenan en OneDrive (la plataforma para el almacenamiento de archivos) y obtenemos los primeros 7 GB sin cargo (suficiente para unos cuantos años de archivos .doc). Por supuesto que podemos descargarlos a cualquier PC si quisiéramos trabajarlo localmente en Word u otro programa y podemos subir los archivos que ya teníamos y automáticamente estarán disponibles en la nube. Google tiene una solución similar, asociada a Google Drive, su propio servicio de almacenamiento. Dentro de este portal también podemos crear documentos y hojas de cálculo sin cargo utilizando Google Docs y Google Sheets.
¿En qué se diferencian? ¿Cuál elijo? En términos generales ambos servicios, el de Google y el de Microsoft, son muy parecidos. Con sutiles diferencias en la gráfica y alguna que otra opción de mas o de menos no hay motivo para decir que uno es inferior o superior que el otro. Creo que deberías basar tu decisión más en el servicio de e-mail con el que suelas trabajar. Por ejemplo, yo tengo casi todos mis documentos en Google Drive debido a que trabajo con Gmail y es mucho más práctico adjuntarlos y compartirlos desde la misma interfaz del correo. Quienes trabajen con Outlook.com/Hotmail tal vez prefieran acceder a Office Online.
Accedé a Google Drive AQUÍ
Accedé a OneDrive AQUÍ
¿Sabías que podés almacenar tus videos personales en YouTube no? No, no digo compartir con el mundo esa escena de las vacaciones donde tu hermanito se tropezó en la playa. YouTube nos permite almacenar nuestros videos con una configuración de privacidad que permite que sólo el propietario del mismo pueda visualizarlo. Adicionalmente podés crear permisos especiales para compartir con algún amigo o familiar el contenido del video. Y lo mejor de todo: la edición de los mismos también podés hacerla en línea. Cortar, añadir textos, títulos o créditos son acciones básicas que YouTube puede manejar sin problemas y sin que debas instalar ningún aplicativo de edición. Lo mejor de todo es que tu PC no tomará la carga operativa de la edición por lo que no requerís un súper procesador para dejar tus videos divinos.
Accedé a YouTube AQUÍ
Almacenar todas las fotos y videos que tengamos en la PC puede parecer imposible debido a la cantidad enorme de archivos que pueden pesar cientos de gigas a lo largo del tiempo. Nada mejor que Flickr. La plataforma web de Yahoo! Permite almacenar de manera gratuita hasta 1000 gigabytes de imágenes sin límite de tamaño. Podemos pasar todo lo que tengamos en la computadora y accederlo en cualquier momento, ya sea desde la página web o desde la app móvil en Android o iOS. La aplicación para el smartphone también ofrece carga automática, para que cada vez que saquemos una nueva foto se suba a la nube sin que debamos hacer nada.
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