Netiquette
Netiquette (una contracción de las palabras "Net" y "etiquette"
se refiere al conjunto de
reglas
que rigen el comportamiento correcto en Internet con el fin de respetar a los demás y ser respetados.
Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan actuar respetuosamente con los demás.
Cuando se escribe y envía un mensaje
Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
[Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre
Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.
El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
Para su información
Para su aprobación
Seguimiento
Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.
Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!
Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.
Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--"
.
Cuando se recibe un mensaje
Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.
Uso de emoticonos (smileys)
Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales.
Para crear un emoticono, simplemente utilice los símbolos de puntuación. Para verlos más fácilmente, incline la cabeza 90 grados hacia la izquierda.
¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico (también conocido como email o e-mail) es uno de los servicios más comúnmente usados en Internet y permite que la gente envíe mensajes a uno o más destinatarios. El correo electrónico fue inventado por Ray Tomlinson en 1972.
¿Por qué utilizar el correo electrónico?
El principio operativo detrás del correo electrónico es relativamente simple, y esto lo ha convertido rápidamente en el servicio más popular utilizado en Internet.
Como sucede con el servicio postal tradicional, para que su mensaje llegue al destinatario, todo lo que necesita saber es la dirección. Las dos ventajas principales sobre el " correo de papel" son la rapidez con la que se envía el correo electrónico (es prácticamente instantáneo) y el bajo costo (incluido en el costo de una conexión a Internet).
Aún más, el correo electrónico se puede usar para enviar en forma instantánea un mensaje a varias personas y al mismo tiempo.
Direcciones de correo electrónico
Las direcciones de correo electrónico (tanto para remitentes como para destinatarios) son dos cadenas separadas por el carácter "@" ("arroba"
:
usuario@dominio
A la derecha se describe el nombre del dominio involucrado y a la izquierda se hace referencia al usuario que pertenece a ese dominio. Para cada dominio corresponden uno o más servidores de correo electrónico (los registros MX en el Sistema de Nombre de Dominio).
Una dirección de correo electrónico puede tener hasta 255 caracteres y puede incluir los siguientes caracteres:
Letras minúsculas de la A a la Z;
Dígitos
Los caracteres ".","_" y "-" (punto final, subrayado y guión)
En la práctica, una dirección de correo electrónico es algo similar a esto:
nombre.apellido@proveedor.dominio
Uso del correo electrónico
Un cliente de correo electrónico, un programa de software para escribir, corregir y enviar correos electrónicos, generalmente está formado por muchas ventanas. Las ventanas principales de este software son:
Entrante, Entrada, Bandeja de entrada: Representan la casilla de correo principal que recibe correos electrónicos.
Enviados, Bandeja de salida, Salida: Éstas son las copias de los mensajes que se enviaron.
Eliminados, Papelera: La papelera contiene los correos electrónicos eliminados. Cuando los correos electrónicos se encuentran en la papelera todavía se pueden recuperar. Para borrarlos definitivamente, es necesario vaciar la papelera.
Carpetas: La mayoría de los clientes guardan los correos electrónicos en carpetas en el disco duro.
Campos del correo electrónico
Aquí se ubican los significados de los campos que se completan cuando se envía un correo electrónico:
De: Su dirección de correo electrónico. La mayoría de las veces no tendrá que completar este campo porque generalmente lo determina el cliente del correo electrónico según sus preferencias.
Para: Este campo se utiliza para la dirección de correo electrónico del destinatario.
Asunto: Es el título que el destinatario ve cuando quiere leer el correo electrónico.
CC (copia carbón): este campo permite que un correo electrónico se envíe a una gran cantidad de personas al escribir las direcciones respectivas separadas por comas.
CCO (copia carbón oculta): Es una CC excepto que el receptor no vea la lista de personas en el campo CCO.
Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico.
La función copia carbón es enviar una copia a las personas que no están directamente involucradas con el mensaje pero a quienes se pretende mantener informadas del contenido del mismo o para mostrarles que se ha enviado el correo electrónico a el(los) destinatario(s).
La función copia carbón oculta hace posible enviar mensajes sin que ninguno de los destinatarios o destinatarios ocultos vean que se les ha enviado un mensaje. Generalmente, se recomienda que al enviar un correo electrónico a muchas personas, se lo haga usando copia carbón oculta para evitar que uno de los destinatarios responda a todos o que arme una lista de direcciones.
Otras funciones del correo electrónico son:
Archivos Adjuntos, Adjuntos: Se puede adjuntar un archivo a un correo electrónico especificando su ubicación en el disco duro.
Firma: Si el cliente del correo electrónico lo permite, generalmente se puede configurar una firma, es decir, unas pocas líneas de texto que se agregarán al final del documento.
Qué hacer con un mensaje
Hay varias operaciones que se pueden llevar a cabo con los correos electrónicos:
Nuevo, Redactar, Escribir: Escribe un mensaje nuevo.
Borrar, Eliminar, Quitar: Borra un mensaje.
Almacenar, Guardar, Copias de Seguridad, Borradores: Copia el mensaje en un lugar más seguro.
Imprimir: Imprime el mensaje.
Responder: Envía un mensaje de respuesta al remitente (a veces incluye su propio mensaje en el cuerpo del documento, con cada línea precedida por el símbolo ">" y "Re:" seguido por el asunto elegido como título para mostrar que es una respuesta. El botón Responder a todos hace posible que se envíe una respuesta al remitente y también a todos los que hayan sido colocados como destinatarios o con copia.
Reenviar: Reenvía el mensaje a otra persona haciendo saber que el mensaje proviene de usted. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
Redirigir, Transmitir: Reenvía un mensaje a alguien dejando saber de dónde se envió originalmente. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
El concepto de listas de correo
La lista de correo es uno de los servicios más usados en Internet, ya que permite que las personas envíen mensajes a uno o más receptores. El correo electrónico fue inventado por Ray Tomlinson en 1972.
Administradores de listas de correo
Una lista de correo se basa en un software llamado administrador de lista de correo (o MLM)
Este software distribuye correos electrónicos a todos los suscriptores. Debe administrar adecuadamente los correos electrónicos rebotados, como así también las direcciones que no responden. Si un usuario de una lista programa un mensaje de ausente, el administrador de la lista de correo y el cliente de correo electrónico de ese usuario podrían enviarse mensajes uno al otro, creando una cadena de correos electrónicos sin fin.
Un MLN también responde a comandos que se encuentran en el tema o el cuerpo del correo electrónico. Aquí hay algunos ejemplos de los comandos que la mayoría de los administradores de correo entienden:
SUBSCRIBIR: usado para pedir una suscripción a la lista
BORRAR: usado para borrarse de una lista
AYUDA: pide que la lista del MLM tenga todos los comandos disponibles
Lista de discusión/Lista de correo
Generalmente, el administrador de la lista de correo está controlado por un administrador de listas cuyo trabajo es el de mantener las listas funcionando correctamente y configurarlas según se necesite. Algunas listas pueden ser moderadas, esto significa que cada mensaje compartido debe primero ser aprobado por un moderador para poder ser transmitido a la lista.
Un administrador de listas puede decidir si los suscriptores pueden o no responder a los mensajes, si la lista de suscripción está abierta a todos. Cuando los suscriptores pueden responder a la lista, se llama una "lista de discusión".