Trucos para Gmail: la lista definitiva (Super Megapost)

Trucos para Gmail: la lista definitiva Gmail es uno de los mejores servicios de correo. Ofrece más de 7GB de espacio, un uso fácil y rápido y muchas funciones que se amplían y mejoran periódicamente. Muchas de estas funciones nuevas o poco conocidas pasan desapercibidas. Una publicación en el blog de Gmail, el eco en el resto de la blogosfera y en unos días ya nadie se acuerda. Hemos recopilado los mejores trucos y funciones poco conocidas para que te conviertas en un maestro del correo electrónico Funciones extra Aquí encontrarás cómo incorporar nuevas funciones a Gmail, algunas tan curiosas como jugar a Serpiente desde tu cuenta de correo. LLAMA POR TELEFONO Puedes usar Gmail para llamar a teléfonos de todo el mundo, sin necesidad de instalar ningún programa adicional. El servicio es de pago con algunas excepciones. Por ejemplo, las llamadas en Estados Unidos y Canadá son gratuitas. En cualquier caso, las tarifas son muy competitivas, hasta un 50% más baratas que Skype, el servicio de llamadas VOIP más popular. RECIBE NOTIFICACIONES EN EL ESCRITORIO ¿Te gustaría recibir un aviso tan pronto como recibas un correo? Si usas Google Chrome, no necesitas instalar ningún notificador de correo en tu equipo. Notificacion de Escritorio Primero, haz clic en el botón de opciones de Gmail y elige Configuración en la lista. Después, en la ventana de opciones busca el apartado Notificaciones de Escritorio. Se subdividen a su vez en notificaciones de chat y de correo nuevo. Para recibir un aviso cuando recibes un mensaje de chat, selecciona Habilitar las notificaciones de chat Para recibir un aviso sólo del correo importante, selecciona Habilita las notificaciones de correo importante Para recibir un aviso de todos los correos, selecciona Habilitar notificaciones de correo nuevo Puedes ver el número de mensajes sin leer de tu Gmail directamente en su icono. Así, con dejar abierta la pestaña en el navegador, no necesitas mirarla para saber cuándo te ha llegado un mensaje. Además, es menos intrusivo que las notificaciones con ventanas emergentes. Para activar esta función ve a las opciones de Gmail y elige Configuración en la lista. Después ve a la pestaña Labs y busca Icono de mensaje no leído. Por último, elige Habilitar y pulsa Guardar cambios. ACCEDE A TU CORREO SIN USAR EL NAVEGADOR La versión web de Gmail está muy bien, pero algunas personas prefieren usar clientes de correo convencionales como Thunderbird, Windows Live Mail, etc. Configurar Gmail en los principales clientes de correo es muy fácil. Lo normal es que sólo tengas que escribir tu dirección de correo y contraseña. Si tuvieras algún problema, la ayuda de Gmail tiene instrucciones paso a paso para configurar tu cuenta en Apple Mail, Outlook Express y otros. Otros clientes de correo no son tan populares, pero se especializan en Gmail. Es el caso de Geemail, Ningal Gmail Desktop, Gmail Notifier Pro y Gmail Growl. LEE TU CORREO SIN ACCEDER A INTERNET Acceder al correo desde cualquier lugar está muy bien, pero ¿y si no tienes Internet? Usar un cliente de correo como los que hemos visto en el anterior truco es una opción. Otra es usar Gmail sin conexión, disponible sólo en Google Chrome. Para instalar Gmail sin conexión ve a las opciones y después haz clic en la pestaña Sin conexión. Lo único que te aparece es un enlace para descargar el complemento Offline Google Mail desde la Chrome Web Store. Añade la extensión a Chrome y lánzala. Lo primero que te pedirá es que elijas si quieres acceder a tu correo sin conexión, o únicamente cuando estás conectado a Internet. Gmail Offline es mucho más que un acceso a tu correo sin conexión. Es una aplicación completamente nueva, con interfaz propia. Puedes enviar correo, buscar entre tus mensajes, etc. RECIBE TODOS TUS CORREOS EN UNA MISMA CUENTA Es común tener muchas cuentas de correo distintas: una de Yahoo, otra de Hotmail, otra del proveedor de Internet... Si las unes todas en tu bandeja de entrada de Gmail aumentas tu productividad pues sólo tienes que comprobar una cuenta de correo. Además, te beneficias de las ventajas de Gmail: facilidad de uso, aplicaciones compatibles en PC y teléfonos, etc. Para leer otras cuentas de correo de tu propiedad desde Gmail, haz clic en el botón de opciones y elige Configuración. Después haz clic en la pestaña Cuentas. Por último, haz clic en el enlace Añadir otra dirección de correo tuyo, que abre una ventana como la siguiente: RESPONDE CITANDO TEXTO Gmail incluye todo el mensaje original cuando respondes a un correo. Esto puede hacer que las respuestas se hagan cada vez más pesadas de leer, sobre todo si es una conversación con varias respuestas. Si activas la función de Citar el texto seleccionado, sólo se incluirá el texto que hayas seleccionado antes de pulsar el botón de respuesta. Para activar esta función, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. Después haz clic en la pestaña Labs. En el listado de servicios de Labs, busca Citar el texto seleccionado y elige Habilitar. NAVEGA POR TU CORREO USANDO EL TECLADO Navega por tu correo con atajos de teclado para ganar tiempo. Los atajos de teclado de Gmail son muy cómodos y cubren todas las funciones. Para usarlos, primero debes activarlos. Ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la primera pestaña, General, selecciona Habilitar combinaciones de teclas y después pulsa Guardar cambios. LISTADO DE ATAJOS: Es famoso, con mucho espacio, fácil de recordar, bonito, sencillo de usar y lo puedes consultar casi hasta desde la cafetera, y por eso te gusta, y no te culpamos.Hoy en día hay pocas personas que se atrevan a navegar contracorriente por no tener una cuenta de GMail. Para todos los demás y, especialmente para aquellos que lo visitan y utilizan desde su página web (es decir, que no lo hacen haciendo uso de POP3 en otros programas como Outlook o Thunderbird), he aquí una lista de atajos de teclado que os pueden ser de mucha utilidad. Pero, antes de empezar, hemos de activarlos, ya que por defecto se encuentran deshabilitados. Para ello iniciamos sesión de nuestra forma tradicional, pulsamos sobre Configuración (arriba a la derecha) y, en la primera pestaña nos aseguramos de que está seleccionada la opción Activar Combinaciones de teclas. Tras esto, sólo falta grabar, volver a la página principal y, por supuesto, seguir leyendo. C, Shift+C Inicia la composición de un nuevo mensaje, ya sea de modo normal o, si se pulsa Shift, en una ventana aparte / Lleva el cursor activo al recuadro de búsqueda K, J Si estás en la lista de mensajes / conversaciones, va moviendo el cursor, respectivamente, a un mensaje más reciente o antiguo. Si estás viendo un mensaje, te muestra el anterior o el siguiente N, P Funciona de forma similar a los anteriores. Si estás viendo una conversación, te permite navegar entre el mensaje siguiente y anterior O, Enter Expande o contrae la conversación actual U Te devuelve a la Bandeja de Entrada, o lista de conversaciones Y Archiva un mensaje, de modo que deja de ser visible en la lista M Igual que el anterior, sólo que se aplica a conversaciones en las que, a partir de entonces, los mensajes siguientes serán también archivados salvo que sean enviados directamente a ti X Selecciona o deselecciona una conversación S Añade marca de estrella a un mensaje o conversación ! Marca el mensaje como correo basura y lo elimina de la vista actual R, Shift+R Responde al mensaje actual. Con Shift la respuesta se inicia en una nueva ventana, si el bloqueador de ventanas emergentes te lo permite A, Shift+A Funciona igual que el anterior, pero responde a todos F, Shift+F Reenvía el mensaje actual bien de modo tradicional o bien, como de costumbre, en una ventana aparte, si mantienes pulsado Shift Escape Saca el cursor del cuadro de texto actual (ideal para utilizar algún atajo de teclado) Control+S Graba el borrador # Mueve la conversación a la papelera Shift+I, Shift+U Marcan los mensajes como leídos o no leídos, respectivamente [, ] Archiva la conversación actual y te muestra bien la conversación anterior con [ o la siguiente, con ] Z Deshace, si es posible, la última acción Shift+N Actualiza la conversación actual, si hay nuevos mensajes Tabulador y después Enter En Windows, Internet y Firefox, envía el mensaje que estás componiendo G y después... A: Va a "Todos los e-mails" S: Va a los mensajes marcados con estrella C: Va a contactos D: Va a borradores I: Va a la Bandeja de entrada De acuerdo, aprendérselos todos es una locura que, además, pondrá triste a nuestro ratón, pero muchos de ellos sí que son lo suficientemente interesantes como para tratar de recordarlos. JUEGA A LA SERPIENTE DESDE LA BANDEJA DE ENTRADA ¿El PC de la oficina o colegio tiene todas las opciones de ocio bloqueadas y no sabes cómo entretenerte? Con Gmail puedes jugar al viejo juego de la serpiente que se alimenta de frutas para crecer. Para disfrutar de este juego, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, selecciona Habilitar en el servicio de Labs llamado OldSnake. Pulsa Guardar cambios y presiona la tecla & de tu teclado. ¡A jugar! Nota: Necesitas activar los atajo de teclado para que funcione (ver truco anterior) Mejoras de organización Los siguientes trucos te ayudarán a organizarte mejor, separar lo importante de lo que no lo es y, en definitiva, hacer más en menos tiempo. ETIQUETAS ANIMADAS Las etiquetas te permiten clasificar los mensajes con el texto descriptivo que quieras. Por ejemplo, puedes usar las etiquetas "Personal" y "Trabajo" para separar los correos según su ámbito. Pero si usas muchas etiquetas distintas, en vez de ayudar te hacen perder más tiempo. Una solución es usar las etiquetas anidadas, es decir, ordenadas jerárquicamente de modo que unas están dentro de otras. Tres funciones de los laboratorios de Gmail se han licenciado y, por ende, pasan a formar parte de la versión normal: superestrellas, controles IMAP avanzados y etiquetas anidadas. Éstas últimas suponen un pequeño gran paso para la organización de tus correos en Gmail, pues hasta ahora sólo podías utilizar una etiqueta. Ahora, con las etiquetas anidadas podrás organizarte mejor. Te contamos cómo. ¿Qué es una etiqueta de Gmail? Las etiquetas no son más que un modo de clasificar y ordenar tus mensajes, clasificándolos según características comunes. Por ejemplo, podrías crear una etiqueta llamado "interesante" para marcar mensajes que has recibido que te interesan y puedes querer consultar más tarde. En Gmail, las etiquetas funcionan más o menos como carpetas en otros servicios de correo (de hecho, si configuras tu cuenta en un cliente de correo de escritorio como Thunderbird, las verás así). La diferencia es que un mismo mensaje puede tener varias etiquetas, lo cual supone que estaría a la vez en varias carpetas. Cómo añadir etiquetas Gmail no te lo pone muy difícil. Si quieres añadir una etiqueta lo único que tienes que hacer es ir a Gmail y, en la barra de la izquierda, elegir la opción Crear etiqueta nueva. Escribe el nombre de la etiqueta en la ventana que aparece, y presiona Crear. Para nuestro ejemplo vamos a crear Notificaciones, donde incluiremos todos los mensajes de Facebook, Twitter, Youtube, etc. Cómo anidar etiquetas Anidar una etiqueta es lo mismo que meterla dentro de otra. El método es distinto si estás creando una nueva o quieres modificar una que ya existe. Por ejemplo, si quieres crear una etiqueta llamada Twitter, que esté dentro de Notificaciones, haces clic en Crear Etiqueta nueva, marcas la opción Anidar etiqueta en y eliges Notificaciones en el desplegable. Para editar una etiqueta ya existente el proceso es parecido. Primero debes hacer clic en la flecha a la derecha de la etiqueta: se abrirá un desplegable. Elige la opción Modificar. Se abrirá la misma ventana que hemos visto con anterioridad. Simplemente marca Anidar etiqueta en, y después selecciona aquella que la contendrá en el desplegable. ¿Cuál es el resultado? Si quieres ver cómo quedan las etiquetas anidadas, el resultado es el siguiente. En la lista de carpetas de Gmail: En la lista de mensajes En Thunderbird: DESTACA MENSAJES CON 12 TIPOS DE ESTRELLAS Destacar un mensaje es tan fácil como pulsar el icono de estrella que aparece en la lista de mensajes. Así, puedes acceder a estos mensajes más rápido desde la etiqueta Destacados de Gmail. ¿Pero son todos tus mensajes destacados igual de importantes? A veces querrás destacar un mensaje de forma más precisa que con una única estrella. Lo consigues con las superestrellas. Para configurar las superestrellas, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Estrellas. Tipos de estrellas Arrastra las estrellas que quieras a la columna En uso, dejando el resto en Sin uso. También las puedes reordenar a tu gusto. Ten en cuenta que aparecen por orden, así que es mejor poner las que más usas al principio. Una vez las has configurado, úsalas igual que las estrellas normales: haciendo clic en el icono de estrella. Otro clic y saldrá la siguiente, y así sucesivamente. ORDENA TU CORREO CON FILTROS Y REGLAS AUTOMÁTICAS Los filtros ordenan los mensajes de forma automática siguiendo unas reglas. Por ejemplo, puede enviar a la papelera todos los correos de ese amigo tan pesado, o destacar los mensajes de tu jefe. Para crear o modificar filtros, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Filtros se listan todos los filtros actuales, y puedes añadir uno nuevo haciendo clic en Crear un filtro nuevo. ORGANIZA TU BANDEJA DE ENTRADA DE FORMA INTELIGENTE Es difícil distinguir qué mensaje es importante y cuál leer primero si recibes muchos correos cada día. Gmail te lo facilita con sus bandejas de entrada personalizadas donde, en lugar de ordenar los mensajes cronológicamente, muestra primero los mensajes más importantes. Desde que Gmail anunciara la función de Mensajes Prioritarios, la función se ha ido perfeccionando y diversificando para intentar contentar las necesidades de cada uno. Ahora, en vez de tener una única forma de ver tu bandeja de entrada, tienes cinco: clásica, importantes primero, no leídos primero, destacados primero y prioritarios. Clásica - ordena tus mensajes por fecha Importantes primero - muestra primero los mensajes que considera importantes tras analizar varios factores: frecuencia con la que respondes, palabras clave, mensajes que abres... No leídos primero - muestra primero los mensajes que no has leído, aunque sean antiguos Destacados primero - muestra primero los mensajes destacados con estrellas o superestrellas Prioritarios - combina todo lo anterior. Muestra primero los mensajes importantes sin leer, después los mensajes destacados y, por último, el resto. Para cambiar el tipo de Bandeja de entrada deja el ratón sobre Recibidos y haz clic en la flecha, que abre un menú donde puedes elegir el tipo que prefieras. Distingue si un correo está enviado sólo a ti o a una lista Un buen indicativo de que un mensaje es importante es que esté dirigido directamente a ti. En Gmail puedes distinguirlos con un icono distinto. Ve a las opciones de Gmaily selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Indicadores personales y selecciona: Sin indicadores - no muestra ningún indicativo Mostrar indicadores - resalta los mensajes enviados a ti con copia a otras personas con una flecha › y los mensajes dirigidos sólo a ti con una flecha doble ». Inicia sesión con varias cuentas a la vez Cuando tienes varias cuentas de Gmail, cerrar sesión en una para iniciar sesión en la otra es un aburrimiento. Además, podrías equivocarte y escribir un correo desde la cuenta que no es. Algunos servicios de Google permiten iniciar sesión con varias cuentas a la vez, y Gmail es uno de ellos. Así, cambiar de una cuenta a otra es cuestión de segundos. Para iniciar sesión con varias cuentas, haz clic en tu foto de perfil, en la esquina superior derecha de la ventana. En la ventana que se abre, haz clic en Cambiar cuenta. Después haz clic en Iniciar sesión con otra cuenta. Una vez introduces tu usuario y contraseña, inicias sesión con esta otra cuenta. En cualquier momento puedes cambiar de una cuenta a la otra desde el menú anterior, sin necesidad de escribir tu contraseña. Libera espacio para encontrar más rápido lo que es importante Gmail pone a tu disposición más de 7GB de espacio para almacenar tus mensajes de correo, una cifra más que aceptable. ¿Se te queda corto el espacio? ¿Tu correo está lleno de mensajes y eres incapaz de encontrar nada? Entonces es hora de que hagas limpieza y liberes algo de espacio. Personalización Dale un toque personal a tu cuenta de correo con los siguientes trucos. Añade una firma Firma tus correos con información de contacto, política de privacidad o un comentario ingenioso. La firma aparece al final de cada mensaje que escribas. El cuadro de edición de firma está en las opciones de Gmail , Configuración. En el apartado Firma tienes un cuadro de texto donde diseñar tu firma con colores, imágenes, negritas... Cómo crear tu firma en Gmail... imágenes incluidas La firma es nuestra seña de identidad a la hora de marcar documentos. Cuando escribimos correos electrónicos, muchas veces nos olvidamos de este importante detalle. Con Gmail, además de tu nombre y datos de contacto, también es posible añadir imágenes a tu firma. Vamos a ver cómo crear una firma personal, única y con imágenes para Gmail. 1. Familiarízate con los ajustes No sólo para crear firmas, sino para muchas otras opciones interesantes, Gmail cuenta con una sección de Configuración para especificar diversos ajustes. En este caso, nos interesan los ajustes de Firma. 2. Escribe el texto El primer paso es escribir el texto que quieres que se muestre cada vez que envías un mensaje. Tu nombre, cargo, datos de contacto… Lo que te parezca más adecuado según el tipo de correos que envíes habitualmente. Desde la misma pantalla de ajustes, puedes activar y desactivar la firma con un clic. 3. Formato y alineación Desde Gmail es posible maquillar un poco el texto de tu firma. Cambiar colores, elegir la fuente y el tamaño… Unos cuantos retoques son suficientes para cambiar el aspecto de tu firma por completo. 4. Añade enlaces Si tienes una página web o simplemente quieres añadir un enlace en tu firma, es de lo más sencillo. 5. Imágenes: la guinda de pastel Gmail no permitía añadir imágenes en las firmas pero eso ha cambiado y ya es posible incluir una foto tuya, un logotipo o lo que te parezca mejor para darle el toque final. Por desgracia, de momento no es posible adjuntar imágenes desde tu disco duro. Para que la imagen se cargue deberá estar alojada en alguna web y tendrás que especificar su dirección URL. Y ya tienes tu firma. Ahora, cada vez que envíes un mensaje desde Gmail tu firma se añadirá automáticamente. Pon el chat a la derecha Queda muy poco espacio para el chat cuando usas muchas etiquetas en Gmail y tu pantalla no es muy grande. Una opción para solucionarlo es poner el chat a la derecha en vez de a la izquierda. Para cambiar el chat de sitio ve a las opciones de Gmail , Configuración. En la pestaña Labs, busca el apartado Chat en el lado derecho, selecciona Habilitar y pulsa Guardar cambios. Conoce la hora local del remitente Si añades el complemento Zona horaria del remitente siempre sabrás qué hora es actualmente en el lugar donde está el remitente de un correo. ¿Es pronto o tarde? ¿Debería escribir ahora o esperar a mañana? Para añadir este complemento, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, busca Zona horaria del remitente y selecciona Habilitar. Por último, pulsa Guardar cambios. En los detalles de un mensaje, haz clic en la pequeña flecha hacia abajo para acceder a los detalles del mensaje. Entre ellos se encuentra la hora local del remitente. Cambia el tema Los temas son básicamente el diseño de la página. Gmail tiene más de 30 temas distintos y variados: colores planos, minimalistas, dibujos, fotografías de alta resolución... Para ver los temas disponibles, ve a las opciones de Gmail y selecciona Temas. Algunos temas son dinámicos y cambian según la hora o las condiciones meteorológicas de la ciudad que establezcas. Para ver los temas y aplicarlos, haz clic sobre ellos. Seguridad También puedes mejorar tu seguridad y privacidad con unas cuantas funciones poco conocidas de Gmail. Son las siguientes. Conoce si alguien ha entrado en tu correo sin que lo sepas Tu correo está lleno de información confidencial, ¿cómo saber si alguien ha adivinado tu contraseña y se pasa los ratos libres leyéndola? Gmail guarda un registro de los últimos accesos a tu correo que incluye el tipo de acceso, la ubicación, la dirección IP y la hora. Se accede desde el enlace Información detallada, en la parte inferior derecha de la página. Lee nuestro artículo sobre cómo detectar y echar a intrusos en tu Gmail para obtener más información. Haz una copia de seguridad de tus mensajes Es inusual que Gmail pierda los correos de sus usuarios, pero se han dado casos. Más fácil es que los elimines tú por error con una mala configuración del cliente de correo o un clic donde no debías. En nuestro artículo Cómo guardar una copia de seguridad de Gmail te contamos dos formas de hacer una copia de seguridad de tu Gmail: con aplicaciones como Gmail Backup o Gmail Keeper y con un cliente de correo como Thunderbird. Oblígate a responder sólo si tus facultades mentales están intactas ¿Alguna vez has respondido correos después de beber demasiado para arrepentirte el día después? Si crees que te podría volver a pasar, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, busca Test de facultades mentales intactas y selecciona Habilitar. Por último, pulsa Guardar cambios. Desde este momento, tendrás un nuevo apartado llamado Contención de correo en la pestaña General de las opciones. Marca los días de la semana y la franja horaria donde quieres aplicar esta protección especial. Además, elige la dificultad en el desplegable en una escala del 1 al 5 (de menos a más difícil). Cuando escribas un mensaje en los días y horas anteriores, Gmail te pedirá que hagas unas operaciones matemáticas para continuar. Cancela un envío ¿Cuántas veces te has arrepentido de enviar un mensaje justo después de pulsar el botón de Enviar? Si te pasa con frecuencia, te recomendamos el complemento Deshacer el envío, que te permite cancelar el envío de un mensaje durante unos segundos. Para activar esta función, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, busca Deshacer el envío y selecciona Habilitar. Por último, pulsa Guardar cambios. Desde ese momento podrás cancelar envíos de mensaje haciendo clic en Deshacer. ¡Decide rápido, esta opción sólo aparece unos pocos segundos! Cierra tu cuenta No hay forma más radical de proteger tu seguridad en Gmail que destruyendo toda la información de tu cuenta, cerrándola. Si sólo quieres eliminar Gmail, elige la primera opción. Para eliminar todo rastro de que alguna vez tuviste cuenta Google, utiliza la segunda. FUENTE: SOFTONIC.COM ¿Qué otros trucos de Gmail conoces?