La validación de datos de Excel que se encuentra en la pestaña “datos” grupo “herramienta de datos”, permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada, de esa manera Excel nos restringe a ciertos valores que le especificamos. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
Número entero: esta opción tiene una sub_casilla de texto: “datos”, que dependiendo cual lija, será los límites a validar.
Decimal: al igual que el anterior las opciones dependen de que se elija.
Lista: esta opción es una de la más usadas, ya que al seleccionarla, y hacer clic en origen, y luego poner el rango de la lista a la que queremos validar (luego aceptamos) se convertirá en una lista desplegable.
Al hacer clic en el triangulito se nos desplegará la lista, la que tenemos que elegir uno y nuevamente desaparecerá. Si ingresáramos manualmente las palabras podríamos equivocarnos, lo que hará que no funcionen determinadas fórmulas.
Si quisiéramos que no funcione como lista desplegable, tendremos que destildar la casilla “celda con lista desplegable” de la ventana de validación de datos. De esta manera seguirá la celda validada, pero no se desplegará la lista.
Fecha: al igual que número entero y decimal, dependerá que opción se elija.
Hora: igual que las anteriores.
Longitud de texto: igual que las anteriores.
Personalizada: esta opción nos permite usar una fórmula para validar datos.
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos estando posicionados en dicha celda y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos.
En la primera ventana, “mensaje de entrada”, ponemos un título, y más abajo una descripción de cómo proceder. Esta ventana aparecerá al posesionarnos sobre la celda una vez que dimos enter.
En la pestaña de mensaje de error podemos elegir entre tres estilos: grave, advertencia e información, y a la derecha el mensaje de error con su titulo, pulsamos aceptar. Si introdujéramos un valor no valido saldrá un cartel con las palabras que hemos elegido.
El mensaje grave es el más recomendable cuando no queremos ingresar un dato no válido, ya que no permite de ninguna manera introducir un valor no válido.
Si no queremos que siga apareciendo el mensaje de entrada, seleccionamos la celda, volvemos a validación de datos, y destildamos la opción “mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda”, aceptamos y ya no aparecerá el mensaje.
Para desvalidar validación de datos hay dos maneras, estando en la celda que queremos desvalidar, vamos a validación de datos, “borrar todos” y aceptar; o ir a permitir y poner la opción “cualquier valor” y aceptar.
Chau!. Un saludo
